Afbrydelser, ventetider og dobbeltarbejde – et reelt problem for danske SMV’er

Spild i danske SMV'er. Six Sigma. Spildprocesser.

Så står vi klar med anden omgang resultater fra sommerens SMV-undersøgelse. 79 medarbejdere, mellemledere og ledere fra danske SMV’er deltog i en større spørgeskemaundersøgelse omhandlende danske SMV’ers arbejde med forbedringer.

Formålet med undersøgelsen er at identificere de muligheder og udfordringer danske SMV’er står overfor, med henblik på at kunne bane vejen for øget vækst og effektivisering i SMV sektoren.

 

Top seks spildtyper i danske SMV’er

Over halvdelen af danske SMV’er oplever, på den ene eller anden måde, nogle spildprocesser i sin organisation. Fordelingen over, hvilke spildtyper SMV’erne hyppigst oplever ser således ud:

  1. Afbrydelser (55,9%)
  2. Ventetid (49,2%)
  3. Ekstra kontrol eller dobbeltarbejde (49,2%)
  4. Fejl/tilbageløb (37,3%)
  5. Uudnyttede kompetencer (37,3%)
  6. Tab af viden (37,3%)

Det skal nævnes, at respondenterne havde muligheden for at vælge flere svarmuligheder i dette spørgsmål.

Resten af fordelingerne kan ses på nedenstående billeder. Tryk på billedet for at se det i større udgave.

 

Spild i danske SMV'er. Six Sigma. Spildprocesser.

 

Spild i danske SMV'er. Six Sigma. Spildprocesser.

 

Spild kan reduceres – også den administrative af slagsen

Da jeg sad og skrev denne artikel oplevede jeg selv nogle af disse spildtyper på nær hånd. Jeg havde placeret mig alene i et lokale, netop for at finde ro til at skrive. Imens jeg skrev, blev pop-ups med mails ved med at dukke op i øverste højre hjørne af min computerskærm. Rengøringsdamen kom forbi. Min kollega skulle lige spørge om noget. En samarbejdspartner ringede. Og pludselig havde opgaven taget noget længere tid end planlagt. Jeg er sikker på, at mange kan relatere til lignende situation, hvilket blot understøtter pointen; administrative spildprocesser er et reelt problem, der nedsætter vores arbejdseffektivitet og arbejdshastighed, hvilket i sidste ende betyder, at vi mister penge.

Så hvad gør vi? Skal vi indtænke og planlægge vores arbejdsopgaver efter afbrydelser, ventetid og dobbeltarbejde? Eller skal vi standardisere og strukturere vores arbejdsprocesser så spildtyperne reduceres, og måske endda elimineres?

Sidste mulighed må være svaret. Der er alt for megen tab og ressourceomkostninger involveret i spildprocesser, til ikke at reagere på det. Alligevel oplever halvdelen af danske SMV’er udfordringer med både afbrydelser, ventetid og dobbeltarbejde.

 

Hvordan kan vi reducere omfanget af spild?

Hvis vi kigger på problematikken med procesorienterede øjne, kan vi se, at spildtyperne i virkeligheden er variationer i vores proces. Når vi overfører problematikken til et ’proces-problem’ flytter vi fokus fra den enkeltstående situation (og den enkelte medarbejder) til processen som helhed. En proces som naturligvis er styret af vores kundekrav. Den kræver lidt yderligere forklaring.

For at kunne reducere spildprocesser som afbrydelser, ventetid og dobbeltarbejde, er vi først nødt til at forstå problemet og dens størrelse. Vi skal med andre ord forstå vores processer. Hvilke spildtyper oplever vi reelt i dagligdagen?

Hvis vi tager udgangspunkt i problematikken omkring ’afbrydelser’ kan man indledningsvist spørge:

  • Hvordan definerer vi en ’afbrydelse’? (Hvornår kalder vi det ’en afbrydelse’?)
  • Findes der forskellige former for afbrydelser? (Kan vi lave en yderligere inddeling?)
  • Hvornår optræder der flest afbrydelser?
  • Hvor optræder der flest afbrydelser?
  • Hvad er omkostningerne ved en afbrydelse? (Tænk i COPQ (Cost Of Poor Quality))

Med disse spørgsmål begynder vi at tænke procesorienteret, men hvordan finder vi svarene? For ikke at risikere diskussioner på baggrund af subjektive og personlige interesser og oplevelser, er en datadreven tilgang at foretrække. Data er med til at gøre diskussioner om problemer mere objektive, hvilket højner kommunikationsniveauet.

Spørg jer selv; ”Har vi noget data der kan give os et billede af problemets omfang?” Hvis ikke, er det bare i gang med at skabe data. Og det kan gøres på flere måder.

 

Skab overblik – få data på jeres spildprocesser

Det er sjældent, at vi registrerer data på administrative spildprocesser som afbrydelser, ventetid og dobbeltarbejde. Men ønsker vi en reel indsigt i spildprocessernes omfang og størrelse, er det nødvendigt at skabe sig et reelt overblik herover.

Start med at find den rigtige dataindsamlingsmetode til netop jeres problem. Intet problem og ingen organisation er ens. Og derfor er dataindsamlingsmetoderne heller ikke ens. I må finde den dataindsamlingsmetode der giver mening for jer.

Når det så er sagt, er der generelt tre måder du kan skabe data på:

  1. Registrere data
  2. Observere data
  3. Sammensætte data

Du kan registrere data i dagligdagen. F.eks. hver gang du oplever en afbrydelse, registrerer du, hvor, hvornår, hvordan mm. Hvis alle medarbejdere udfører disse registreringer i nogle uger, vil I snart have et statistisk overblik over problemets omfang.

Du kan observere dig frem til dine data. Indenfor Six Sigma har vi det kendte værktøj ’Ohnos cirkel’, hvor du kort beskrevet placerer dig i en cirkel på et sted, hvor du gerne vil observere fra. Du siger intet. Du nedskriver blot, hvad der sker omkring dig. Efter noget tid, og måske efter gentagende dage, vil du begynde at se et mønster i de sociale processer du observerer. Observationerne kan efterfølgende omskrives til data, der kan bruges i det videre forbedringsarbejde.

Du kan sammensætte dine eksisterende historiske data til nye datasæt. Har I måske allerede data på nogle processer, der læner sig op ad jeres problemstilling med spildprocesser, kan disse måske anvendes på nye måder, for at give nye indsigter. Generelt er vi ikke gode til at bruge vores data på nye måder. Vi har vores processer. Vi ved, hvad vi måler på. Men ofte kan disse målinger også sige noget om andre processer – vi skal bare tillade os at nytænke det.

 

Når du har indsamlet dine data, kan du nu begynde at forstå problemstillingen. I organisationen kan I sammen få skabt en fælles forståelse af problemets omfang, og vi har nu noget konkret og målbart vi kan arbejde ud fra iht. problemløsning og målsætning. I er nu godt på vej i jeres forbedringsarbejde, og I har nu grundlaget for, at kunne reducere (eller måske eliminere) jeres spildprocesser.

 

Flere resultater og guldkorn til dig – bare følg med

Dette var anden artikel skrevet på baggrund af resultaterne fra Storms SMV-undersøgelse. Den første artikel omhandlede, hvordan man strukturerer sit forbedringsarbejde – du kan finde artiklen om et struktureret forbedringsarbejde her.

Der er flere resultater på vej. Vi vil løbende skrive om resultaterne fra undersøgelsen, som vi dels lægger op her på Storms hjemmeside og dels på Storm – House of Six Sigmas LinkedIn profil.

Har du nogle spørgsmål, kommentarer eller ønsker du at se alle de statistiske resultater fra SMV-undersøgelsen, så skriv eller ring til Storms konsulent Anette Friis Hansen på telefon: 26 19 44 10 eller mail: Anette@Storm.dk

 

Kan vi hjælpe dig?

Kontakt os på 7020 7141 eller udfyld formularen nedenfor hvis du har spørgsmål til dine mange muligheder, vi står klar.

Invalid Email
Invalid Number

Spændende kurser

Se flere spændende kurser i vores kursusoversigt.

Six Sigma Black Belt

  Med denne uddannelse bliver du en eftertragtet medarbejder, der kan skabe ...
Læs mere

Datadrevet ledelse

Mange organisationer styres typisk gennem økonomi og aftalte KPI’er. Med dette kursus ...
Læs mere

Forandring og forankring

Gode projektmodeller giver ikke resultater i sig selv.  ”It’s a 90 % ...
Læs mere

Design for Six Sigma, DfSS

Design for Six Sigma anses for at indeholde nogle af de vigtigste ...
Læs mere