At tænke procesorienteret giver dig overblikket

Så har vi gang i tredje artikel skrevet på baggrund af vores SMV-undersøgelse (Små og Mellemstore Virksomheder). 79 respondenter fra danske SMV’er har deltaget i undersøgelsen omhandlende danske SMV’ers arbejde med forbedringer. Vi kan nu se nogle tendenser, der kan hjælpe os med at identificere de muligheder og udfordringer danske SMV’er har i forbindelse med deres forbedringsarbejde, og som har betydning for vækst og effektivisering i SMV-sektoren.

En SMV defineres som en virksomhed med mellem 1-249 ansatte.

 

Sådan ser det ud for danske SMV’er:

En procesorienteret tankegang er ikke dominerende hos danske SMV’er. Vi har tidligere været inde på en manglende struktureret tilgang til forbedringsarbejdet hos danske SMV’er, og en manglende procestækning går i forlængelse heraf. Lad os først se nærmere på, hvor vi ser, at SMV’erne ikke arbejder procesorienteret – her er nogle af resultaterne fra undersøgelsen:

• Manglende kendskab til arbejdsgange før/efter arbejdsopgaver (42,1%)
• Manglende koordinering mellem interne afdelinger (71,9%)
• Manglende bevågenhed på kunders krav og forventninger (36,8%)
• Manglende overblik over interne processer fra start til slut (73,7%)
• Manglende kenskab til ekstern kundes krav (59,6%)
• Manglende overensstemmelse mellem chefens og kundens krav (73,7%)
• Manglende tilpasning af gennemløbstiden til kundens behov (65,9%)

Fordelingen kan også ses i nedenstående statistik. Klik på billederne for at se dem i større udgave.

 

 

Hvad vil det sige at arbejde med processer?

Når vi arbejder procesorienteret, arbejder vi med at styre vores kvalitet. Det handler bl.a. om:

• At kende ens processer (de interne arbejdsgange)
• At fokusere på processen fremfor mennesket
• At arbejde med helheden ud fra kundens behov og ønsker
• At kunne dokumentere vores processers kvalitet gennem data

Det handler først og fremmest om at kende til, hvordan ens interne arbejdsgange ser ud – og fastholde fokus på netop processen. Det lyder måske meget ligetil, men rigtig ofte fokuserer vi i langt højere grad på vores afdelingers performance, vores personlige performance og tilfældige outputs. Vi bliver lynhurtigt detaljeorienterede i vores daglige arbejde, og glemmer at kigge på helhederne. Processerne. Altså hvordan vores arbejde er en del af et større flow, der skal tilfredsstille vores kunders krav.

Når vi arbejder med processer, arbejder vi med helheden. Vi fokuserer altid på processen fremfor mennesket. Med andre ord prøver vi at nedlægge den silo-tankegang og opdeling der ofte florerer i mange virksomheder. Det gør vi ved at tænke udover afdelinger, mennesker og enkelte arbejdsgange, og i stedet fokuserer vi på de procesled, der reelt eksisterer for at kunne opfylde vores kundes krav og ønsker.

Det handler om at måle vores leverancer og succes på processen. Vi mennesker måler gerne os selv og vores arbejdsindsats ud fra egne leverancer. Det er i sig selv naturligt nok, men når disse leverancer ikke spiller sammen med helheden, der skal sikre vores kvalitet og opfyldelse af kundens krav, så begynder vores processer at være svage (og det gør vores kvalitet dermed også).

Når vi begynder at måle på vores processer, får vi pludselig et overblik over, hvordan de forskellige processer forløber. Gennem data og statistiske overblik ser vi, hvordan nogle processer kræver stor opmærksomhed ift. optimering, og andre ikke. Nogle processer fungerer måske rigtig godt, så dem skal vi i så fald ikke gå ind at røre ved. Don’t fix it if it aint broken. Pointen er, at vi gennem data på vores processer kan få fuldt overblik over vores processers performance iht. kundens krav – og det er når vi opfylder kundens krav, at vi tjener pengene.

 

Her er konsekvenserne…

I har måske hørt det før, men ’85% af grundene til, at vi fejler i at møde kundens krav, skyldes svaghed i vores processer’ – sådan sagde professor Edward Deming. Når vores processer er svage, kan det have en lang række konsekvenser for vores virksomheds performance, som både kan mærkes internt og eksternt. Et manglende arbejde med ens processer kan bl.a. have følgende konsekvenser:

• Vi taber kunder
• Vi taber penge
• Vores kvalitet forringes
• Vi får utilfredse medarbejdere (som følge af opdelt struktur. En ’os-dem’-og silotankegang opbygges)
• Dobbeltarbejde (spildprocesser er generelt en trussel)
• Vores brand forværres

Mange af disse konsekvenser vil sandsynligvis være aktuel for mange danske SMV’er, som på mange måder står overfor store muligheder for effektivisering og vækst, hvis fokus på en struktureret procesoptimering øges.

 

Hvordan starter vi rejsen mod en mere procesorienteret arbejdsplads?

Rejsen mod en mere procesorienteret arbejdsplads kommer sig gennem en række praktiske tiltag. Disse tiltag kunne f.eks. lyde:

1. Gå ud og oplev din organisation (brug f.eks. værktøjet ’Ohnos cirkel’)
2. Tegn dine processer (her kan værktøjet ’SIPOC’ benyttes)
3. Kend til kundekravene for dine processer
4. Find/få data på dine processer
5. Inddrag dine medarbejdere
6. Optimer dine processer på baggrund af data og kundekrav (mål på de ting der skal ses resultater på)
7. Sikrer en grundlæggende uddannelse til medarbejdere, så de selv kan arbejde videre med procesoptimeringen.

Tag eventuelt en diskussion i jeres virksomhed; hvor mange af ovenstående punkter opfylder i faktisk? Hvad ville det kunne give jer at følge punkterne? Kan I nikke genkendende til nogle af de konsekvenser en manglende procestænkning medfører?

Det kan være en stor omgang at påbegynde arbejdet med processer. For nogle virksomheder er det en kulturændring, hvor et nyt fælles sprog skabes og interne omgange forandres. Lad dig ikke skræmme af det arbejde procesoptimering kan kræve, udgifterne vil blive til indtægter så snart kvaliteten øges iht. kundens krav.

 

Hvorfor arbejdes der ikke mere med processer og forbedringer i danske SMV’er?

De sidste tre artikler skrevet på baggrund af Storms SMV-undersøgelse har fokuseret på resultaterne. I de følgende artikler vil vi se nærmere på, hvorfor resultaterne ser ud som de gør. Hvorfor arbejder mange SMV’er ustruktureret? Hvorfor eksisterer der så mange spildprocesser? Og hvorfor er vi ikke bedre til at arbejde med processer i vores daglige arbejde?

Hvis du har nogle inputs til de grundlæggende årsager bag SMV’ernes udfordringer med forbedringsarbejdet, så tøv endelige ikke med at kontakte os. Vi har allerede snakket med flere medarbejdere i danske SMV’er, og vi vil også meget gerne høre fra dig.

Kontakt Storms konsulent Anette Friis Hansen på mail: Anette@storm.dk eller telefon: 26194410