Effektive projektgrupper – hvorfor er det så svært?

Effektive projektgrupper skabes gennem kendskab til mennesker.

Projektledelse og projektdeltagelse er efterhånden en almen del af de fleste organisationers hverdag. Projektformen vinder indpas som en effektiv styre- og arbejdsform, som sikrer, at vi rykker os fra A til B. Det er en særdeles effektiv fremgangsmåde til at rykke mennesker, opgaver og strategier mod definerede mål, men det kræver, at vi faktisk forstår, hvordan vi rykker, styrer og motiverer netop mennesker – ellers dør projektet lynhurtigt.

Hvor meget ved vi i virkeligheden om dét at skabe effektive projektgrupper? Eller rettere, hvor gode er vi til at holde fokus på de faktorer, som sikrer effektive projektgrupper? I denne lille artikel, som er opstået på baggrund af et virtuelt Communitymøde i The Lean Six Sigma Community omkring ’Effektive projektgrupper’, vil en række betydningsfulde faktorer for skabelse og vedligehold af effektive projektgrupper blive introduceret.

 

Der er ingen vej udenom – det handler om mennesker!

”The soft stuff is the tough stuff.” Hvor meget vi end ønsker at kunne drive effektive projekter med et dominerende fokus på mål, strategier, fremdrift og data, er der bare ingen vej udenom det faktum, at alt dette er ligegyldigt, hvis du ikke har dine projektdeltagere med.

De fleste, som arbejder med projekter til dagligt, kender til de tekniske og metodiske forudsætninger for ’et godt projektforløb’, som f.eks.:

  • Sammensætning af projektgruppe
  • Interessentanalyser og kommunikationsplaner
  • Målsætning og afgrænsning (scope)
  • Business Cases
  • Tidsplaner og milepæle

De tekniske værktøjer er velkendte for mange, fremgangsmåderne er mestret, men alligevel fejler mange projekter grundet udfordringer når værktøjerne rammer praksis. Lad os prøve at gennemgå nogle af de faktorer som har indflydelse på, at et projekt fejler.

 

Ledelse og facilitering

Projekter drives, ledes og styres ofte af en projektleder, men det kan være en stor udfordring både at have fokus på indhold (selve projektet) og facilitering af projektdeltagere på én gang. Mange projekter ender derfor med et overvejende fokus på enten processen eller indholdet i projektet, og dermed nedprioriteres den del, som der ikke er fokus på. Det er sjældent bevidst, men noget der sker helt naturligt, fordi man som projektleder umuligt kan fokusere på alt, og fordi man som projektleder skaber sit fokus ud fra egen interesse og kompetencer.

Et godt råd; sørg for, at jeres projekter styres med et fokus på både proces og indhold, f.eks. ved at have en facilitator og en projektleder knyttet til hvert projekt, eller to projektledere, med hver deres fokus og kompetenceområde.

 

Skab ét team

Brug mest tid i begyndelsen af projektet. Det er her vi sikrer fælles udgangspunkt og enighed om mål, ansvar, roller, tid osv. Det er i begyndelsen af projektet, at vi skaber ét team. Vi skal med andre ord, have skabt en kultur for; sådan arbejder vi, sådan kommunikerer vi, sådan er vi osv. Denne indledende proces er langt mere betydningsfuld end ofte antaget. En god projektstart, med klart definerede roller, ansvar, mål og med enighed om processen og med et fælles sprog, kan betyde succes for hele projektet i sidste ende.

Et godt råd; brug proceskortlægning (procesmapping) til at skabe enighed omkring den arbejdsproces som projektet omhandler – benyt evt. en SIPOC, som giver jer mulighed for at tænke kunder, interessenter og input/output ind i proceskortlægningen. Foretag gerne proceskortlægningen som en del af et ”teambuilding-forløb”, det behøver ikke være stort, det er blot vigtigt, at vi får brudt projektdeltagerne ud af afdelingen/normale arbejde og ind i ét team.

 

Forstå scopet

Scope er et begreb der anvendes til at beskrive afgrænsningen af et projekt. Scope sætter rammen for projektet ift. hvad arbejder vi med, og hvad arbejder vi ikke med. Det er vigtigt, at alle projektdeltagere har en klar og ens forståelse af scope hele vejen igennem projektet – da scope oftest former sig efter projektets udvikling.

Et godt råd; brug tid på at forklare scope til projektdeltagere, og lad dem selv summe over, hvad de ser som scope i projektet. Kend til projektdeltagernes baggrund og arbejde med tidligere lignende projekter, da dette kan have betydning for deres opfattelse af scope – hvis vi har arbejdet med noget lignende før, er der stor sandsynlighed for, at vi blot ’gør som vi gjorde dengang’, og det kan rykke projektet i en ”forkert retning”.

 

Aktiv lytning og turde at lade folk fejle

Som projektleder er det essentielt at kunne lytte aktivt til sine projektdeltagere. Det handler om, at kunne se, hvor man kigger, og lytte til det der høres – en egenskab der kræver træning. Projektlederen skal hele tiden være på forkant, aflæse folk, styre i den rigtige retning og tage alle alvorligt – og her bliver aktiv lytning alfa omega. Desuden skal projektlederen kunne skabe et trygt rum, hvor projektdeltagerne tør fejle. Hvis folk ikke er trygge, bliver de blot i deres vante silotænkning, og tør ikke nytænke eller bevæge sig udover vante rammer.

Et godt råd; Træn din evne til aktiv lytning og observation, f.eks. gennem værktøjet Ohnos Cirkel. Og husk på, at det er tilladt at fejle. God dømmekraft kommer af erfaring, erfaring skabes gennem fejl. 0-fejlskulturen er sjældent effektiv i projektteams.

 

Belønningssystemer og anerkendelse

Anerkendelse er den væsentligste form for belønning i et projekt! Mennesker skaber sig selv og hinanden gennem anerkendelse. Ingen anerkendelse i projektet = Ingen tilknytning til projektet. Du kan have sammensat en projektgruppe med de dygtigste medarbejdere, men hvis du ikke anerkender folk løbende for deres arbejde, er det fuldstændig ligegyldigt, hvor dygtige medarbejderne er, så er leverancen og motivationen mindre.

Et godt råd; Husk at anerkend og fokuser på mulighederne fremfor alt det der ikke går godt. Ofte handler projektmøder om alt det der ikke fungerer (de røde tal), men fokus på fejl, risici og uopnåede mål giver ikke drivkraft – kun frygt for at bevæge sig. Så styr risici og fokusér på mulighederne.

 

Skab lette løsninger

I forlængelse af tidens fokus på adfærdsdesign er det værd at nævne dét at skabe lette løsninger som en væsentlig faktor for effektive projektgrupper. Vi mennesker er vanedyr, og vaner dannes ud fra det lette valg. I et projektteam er det derfor vigtigt at overveje; har jeg skabt de letteste løsninger for mit team?

Et godt råd; Sørg for, at der er (lette) operationelle handlinger tilknyttet projektets mål, strategi og holdning. Projektdeltagerne skal kunne se vejen mod målet – også delmål. Når folk ved, hvor de skal løbe hen (og forstår hvorfor), så løber de med det samme. Læs evt. mere om årets Lean & Six Sigma konference 2018, hvor der netop er fokus på arbejdet med mennesker og adfærdsdesign.

 

Effektive projektgrupper er ikke en enkel sag

Der er mange faktorer der spiller en rolle for at skabe en effektiv projektgruppe. Vi har I denne artikel givet et bud på nogle af de faktorer, som vi ofte glemmer at fokusere på, og som har betydning for et projekts succes. Det vigtigste for et projekt er, at vi har folk med. Husk derfor, at alle projektdeltagere bør gå ind i projektet med:

  • En forståelse for projektet og dets scope.
  • En forståelse for egen rolle og ansvar i projektet.
  • En følelse af, at de er en værdifuld del af projektet.
  • Lidt spænding i maven.

Efterlad en kommentar





Kan vi hjælpe dig?

Kontakt os på 7020 7141 eller udfyld formularen nedenfor hvis du har spørgsmål til dine mange muligheder, vi står klar.

Invalid Email
Invalid Number

Spændende kurser

Se flere spændende kurser i vores kursusoversigt.

Six Sigma Black Belt / Lean Six Sigma Black Belt

Med Six Sigma Black Belt uddannelsen bliver du en eftertragtet medarbejder, der ...
Læs mere

Datadrevet ledelse

Mange organisationer styres typisk gennem økonomi og aftalte KPI’er. Med dette kursus ...
Læs mere

Forandring og forankring

Gode projektmodeller giver ikke resultater i sig selv.  ”It’s a 90% people ...
Læs mere

Design for Six Sigma, DfSS

Design for Six Sigma (DfSS) anses for at indeholde nogle af de ...
Læs mere