Involvering i forandringsprojekter – hvordan starter jeg?

Involvering i forandringsprojekter. Vi kender det alle sammen. Et større forandringsprojekt skal igangsættes, og vi ved, at det vil få betydning for medarbejdernes arbejdsgang. Vi har før oplevet scenarier med usikkerhed, også kaldet ’forandringsmodstand’ eller ’forandringsstress’, som implicerer vores udviklingsprocesser – vi går jo trods alt ind og ændrer på menneskers handlerum og arbejdsidentitet. Derfor spørger vi os selv; Hvordan håndterer vi det her bedst muligt, så forandringen forankres?

Svaret er desværre ikke enkelt, men yderst kontekst- og individ-afhængigt. Men der findes værktøjer, du kan bruge og spørgsmål, du kan stille dig selv, inden du går i gang med dit forandringsprojekt.

 

Læg en strategi med omtanke

Den største forhindring i at få succes med større forandringer er medarbejdernes usikkerhed (nogle gange kaldet ”modstand”) og ringe ledelse af den menneskelige side af forandringen. Du må derfor først og fremmest lægge en strategi for forandringsprojektet, der tilgodeser de elementer, som kan skabe usikkerhed.

I strategien bør du indtænke:

1. Identifikation af ressourcer og parter
2. Forebyggelse af mulige interessekonflikter > Alle tre punkter = accept og inddragelse
3. Organisering, der tilgodeser involvering

Alle tre ovenstående områder har betydning for den accept, du får skabt til forandringsprojektet. Hos Storm plejer vi at sige: Q x A = E. Kvalitet gange accept er lig med effekt. Dvs., at hvis du vil skabe en effektfuld forandringsproces, må du indtænke accepten fra medarbejdere i din strategi.

Her kan det yderligere være en god ide at indtænke graden af forandringsparathed blandt de involverede parter og størrelsen af forandringen, da det også har betydning for den strategi, du skal lægge for forandringsprojektet.

 

Interessenterne identificeres

Det vigtigste i en forandringsproces er at få skabt accept blandt de involverede parter. Derfor må vi først og fremmest se på, hvem de involverede parter er, og hvilken betydning de har for projektet. Interessentanalysen er et effektivt og velanvendt værktøj til at identificere dine interessenter.

Når du har identificeret dine interessenter, må du efterfølgende tage stilling til hver enkelt interessents betydning for projektet. Hertil kan nedenstående matrix anvendes.

I denne matrix vurderes både interessenternes indflydelsesgrad og deres betydning/nødvendighed for projektets fremgang. En kombination, der er interessant, fordi vurderingen af interessentinvolvering er subjektiv, og nogle gange skal sættes i perspektiv for at kunne vurdere hvilke interessenter, der reelt er nødvendige for projektet.

Projektgruppen i forandringsprojektet bør være repræsenteret i de to øverste kasser i matrixen. Mange gange overser vi potentielt nødvendige interessenter i nederste højre hjørne. Det kan være aktionærer eller ledere, der reelt kan stoppe projektet, men fordi de ikke er direkte nødvendige i projektet, overses de tit – og det har nogle gange fået afgørende betydning for et projekts fortsatte eksistens.

 

Undgå altid at bruge Tordenskjolds soldater

Mange virksomheder arbejder med det, vi kalder ’Tordenskjolds soldater’, som er den samme flok specialister, der trækkes på hver gang, vi har et større problem, der skal løses. Det er meget naturligt. Vi har magtdiskurser, hierarkier og erfaring, der fortæller os, at ’de her mennesker bør vi nok inddrage, så går det hurtigst’. Men de er ikke nødvendigvis altid de rigtige for projektet. Og for processen. Vi risikerer ikke at udnytte de ressourcer, vi har til rådighed, glemme at indtænke nødvendige interessenter, og vi risikerer at skabe en tvedelt inddragelseskultur, der i sidste ende kan få afgørende betydning for accepten af forandringsprojekterne.

Det er vigtigt at overveje, hvilke interessenter du inddrager, hvordan og hvornår i processen – det har større betydning, end vi lige umiddelbart går og tænker over.

 

Dette skriv har kun lige åbnet for nogle af de overvejelser, der bør gøres, inden et forandringsprojekt skydes i gang – men forhåbentlig har det givet lidt inspiration til håndteringen af det næste.

 

Vil du vide mere om ’forandring og forankring’ kan du læse om vores kursus af samme navn her.