Værdien af Ohnos Cirkel til procesoptimering

Værdien af Ohnos Cirkel

Værdien af Ohnos Cirkel er stor, hvis man lærer at anvende metoden korrekt.

Man skal ikke undervurdere kunsten; ’at lære at se, hvor man kigger’. I Japan har man endda et ord for denne evne; Kizuki. Vi har en tendens til at tage vores omverden for givet – og det indebærer også vores processer. Vi ser ikke altid de ting der sker lige foran os, fordi vi ikke aktivt fokuserer på det, og fordi vores virkelighed bliver ’selvfølgelig’ for os. Men at kende vores processer, de ting vi gør, er yderst væsentlig for at kunne optimere og effektivisere vores arbejdsgange og performance. Vi skal lære at se og forstå vores processer. Og her kommer Ohnos cirkel ind i billedet – en simpel observationsøvelse der hurtigt kan fortælle os noget om hvad vi gør (og hvad vi tror vi gør).

 

Ohnos Cirkel øvelsen – sådan gør du:

Du skal bruge: Kridt (eller tape), blyant og papir.ohnos cirkel

  • Tegn en cirkel på gulvet nær interesseområdet (brug evt. tape eller en hulahopring).
  • Stil dig i cirklen.
  • Flyt dig ikke ud af cirklen, ikke engang for at stille et spørgsmål. Observation indebærer, at du ikke må tale med nogen, kun observer.
  • Iagttag så objektivt som muligt og nedskriv alt hvad du ser.
  • Noter problemer, ting du undrer dig over, ting du ikke forstår såvel som positive iagttagelser. Husk også at nedskrive helt banale handlinger og situationer – de kan senere vise sig at have stor betydning for (in)effektiviteten af processen.
  • Når du begynder at finde mønstre i den observerede adfærd, og disse gentager sig, er det tid til at afrunde øvelsen (som så efterfølgende kan udvides med øvelsen; ’5 x hvorfor’).

Inden øvelsens opstart skal du altid huske at oplyse, hvorfor du står der. Indvi dine kolleger i opgaven. Det er ikke spionage med skjulte bagtanker. Fortæl f.eks. at du er interesseret i at lære om dine kollegers arbejdsgang, da du mangler indsigt heri. På den måde gør du dig selv til lærlingen, den fremmede, som ønsker at tage ved lære af situationen, også virker du knap så intimiderende.

I begyndelsen vil folk undre sig over din tilstedeværelse, og sandsynligvis ændre sin adfærd, men jo længere tid du står der, jo mere vil dine kollegaer også begynde at falde ind i sine vanlige rytmer – og processen bliver tydeligere.

Du kan observere alle steder. Produktioner, butikker, kontorer mm. Mange vil sandsynligvis finde øvelsen en smule søgt, og det kan kræve mod at stille sig ud på den måde. Men prøv den, og du vil blive overrasket over, hvor meget du egentlig kan se, ved blot at kigge koncentreret og systematiseret.

 

Ohnos cirkel og antropologien – Ny viden om dine processer

Erkendelsesinteressen i Ohnos cirkel læner sig i stor udstrækning op ad den antropologiske; nemlig at forstå mennesker og sociale processer. Som antropolog ville du sandsynligvis ikke tegne en cirkel på gulvet og observere derfra, men du ville stadig udvælge et observeringspunkt og nedskrive de fænomener der udspiller sig i situationen.

I antropologien plejer man at sige, at der ønskes en viden om; det folk siger de gør, og det folk faktisk gør. En talt og handlende viden, kombineret med den måde observatøren selv opfatter situationen. Metoden kaldes deltagerobservation, og kan kort forklares ved, at man både deltager i de sociale processer man søger at forstå (spørger ind til dem og prøver det på egen krop), og samtidigt observerer processerne på afstand. Vi tilfører altså her et ekstra element til Ohnos cirkel, nemlig et deltagende element, som samlet giver os tre indsigter til procesforståelsen:

  1. Hvordan ser processen ud udefra? – en observeret viden.
  2. Hvad fortæller de involverede om processen? – en italesat viden.
  3. Hvordan opleves processen på egen krop? – en oplevet/sanset viden.

Ordet deltagerobservation er et oxymoron (en selvmodsigelse), da deltagelse fordrer nærhed og observation fordrer distance. Men det er netop kombinationen af de to der tilvejebringer en indsigt i henholdsvist det talte, det handlende og det oplevet – og dermed giver et mere nuanceret og virkelighedsnært billede af det observerede, altså processerne.

Vores processer har det med at blive ’selvfølgelige’ for os. Når vi først har fundet en rytme i vores arbejdsgang bliver det ofte normen for fremtidig færd. Det er altså ’selvfølgelighederne’ vi er ude efter at identificere. De fænomener der er så velkendte for os, at vi ikke længere stiller spørgsmålstegn ved dem. Gennem Ohnos Cirkel og deltagerobservation tvinger vi vores hoveder til at se, og forholde os til, processerne på nye måder. Målet er at tænke udover vores ’selvfølgeligheder’, og begynde at danne os et overblik over vores styrker og svagheder.

Vi skal dog lige huske, at observationer er personbårne. Ingen ser det samme. Så vi skal ikke tro, at vi efter vores observationsøvlese har set dagens lys og nu kan forstå og optimere hele processen. En central pointe er, at vi skal være enige om, hvordan vores processer ser ud. Observationsøvelserne skal derfor i højere grad ses som værktøjer til sammen at kunne identificere processerne.

 

Så hvorfor observerer vi?

Observation vil uden tvivl hjælpe dig til at forstå dine processer bedre. Og når du kan forstå dine processer, kan vi også begynde at se hvilke typer spild og andre ineffektiviteter der ligger i processerne. Måske opdager du en gentagende kommunikationsbrist mellem kolleger, afbrydelser i arbejdsgangene, nedslidt udstyr der forsinker flowet eller unødvendige arbejdsprocesser i form af overflødige kontrolsystemer eller manuelle opgaver, som kunne standardiseres.

Vi bliver ofte blinde for mange af disse hverdags-spildtyper, som i sidste ende har stor betydning for vores processers effektivitet og succes. Med disse indsigter i mente, virker det måske ikke så underligt, at langt størstedelen af fejl er forårsaget af svaghed i processerne.

Så tag skridtet. Bevæg dig ud i din organisation. Observer, lyt, nedskriv, analyser og definer.

 

 

Lær at forstå dine processer

Vil du lære mere om, hvordan du forstår dine processer. Så kan du f.eks. kigge nærmere på kurset ‘Analysere og designe processer’ eller kurset ‘Business Process Management’.

Kan vi hjælpe dig?

Kontakt os på 7020 7141 eller udfyld formularen nedenfor hvis du har spørgsmål til dine mange muligheder, vi står klar.

Invalid Email
Invalid Number

Spændende kurser

Se flere spændende kurser i vores kursusoversigt.

Six Sigma Black Belt / Lean Six Sigma Black Belt

Med Six Sigma Black Belt uddannelsen bliver du en eftertragtet medarbejder, der ...
Læs mere

Datadrevet ledelse

Mange organisationer styres typisk gennem økonomi og aftalte KPI’er. Med dette kursus ...
Læs mere

Forandring og forankring

Gode projektmodeller giver ikke resultater i sig selv.  ”It’s a 90% people ...
Læs mere

Design for Six Sigma, DfSS

Design for Six Sigma (DfSS) anses for at indeholde nogle af de ...
Læs mere