De 3 T’er – tegne, tælle og tale til procesoptimering

Hvor gør modellen en forskel?

Baggrunden for modellen er et ønske om at gøre procesledelse tilgængeligt for mange. Både for organisationer, som går hele vejen og organiserer sig udelukkende ift. processer, men mindst lige så meget for dem som fokuserer på at få skabt procesledelse for de vigtigste kundestrømme og bibeholder den traditionelle funktions- eller matrixorganisering.

Modellen kan bruge til:

• At skabe grundlaget for at organisere, styre og forbedre processerne
• At skabe et enkelt og fælles sprog om det at arbejde med processer
• At placere ansvar eller skabe den rette involvering
• At sikre gennemskuelighed i den daglige procesledelse
• At vurdere sin egen modenhed som grundlag for udvikling af procesledelsen
• At få en struktur, der gør det muligt at tænke sin procesledelse igennem og identificere evt. huller.

 

De 3 T’er

Modellen hedder 3 T modellen fordi procesarbejdet simpelthen kan funderes i 3 T’er. Processerne skal:

Tegnes – eller organiseres:
Det er det allerførste skridt. Organisationer, der, ikke allerede har tegnet de vigtigste processer, vil opnå betydelige gevinster ved at gennemføre kortlægning af processerne.

Tælles – eller styres:

Næste skridt består af at opsætte målepunkter, målniveauer og igangsætte målinger af processernes performance. Rigtigt mange organisationer har svært ved dette trin og det bliver derfor ofte sprunget over. Det er vigtigt, for data kan i den grad fortælle, hvordan processen performer.

Tales – eller forbedres:

Det sidste trin bygger på viden fra de to andre. Den tegnede og vidensdelte proces, som er styret med relevante procesmål giver mængder af information om, hvor den kan forbedres.

Der kan altså høstes gevinster ved alle 3 trin. På den måde kan en organisation sagtens springe ind på Tælle, hvis processerne er tegnet. Der ligger dog en rækkefølge, som kan anbefales at følges. Først skal processerne tegnes for at få et fælles billede, dernæst tælles de for at få styr på, hvor godt de performer.

 

De 3 niveauer har hver deres roller og opgaver:

1. Det strategiske niveau varetages typisk af den øverste ledelse – der sikrer den mere langsigtede og tværgående udvikling. De sikrer ledelsesrummet for den enkelte proces, en faktabaseret beslutningskultur og forankring af procesinitiativet internt og eksternt.

2. Det taktiske niveau udgøres ofte af procesejerne eller mellemlederne – et bindeled mellem den daglige drift og den strategiske udvikling. De sikrer,at processen er kortlagt og kan monitoreres ud fra KPI’er, ligesom ansvaret for gennemførsel af større forbedringstiltag forankres her.

3. Det operationelle niveau består typisk af teamledere og medarbejdere – de er med andre ord hverdagens eksperter. De har brug for procedurer med præcise beskrivelser, grafer der viser performance og rum til at lave de vigtige løbende forbedringer – quick wins.

Mulighederne er mange, der er intet rigtigt eller forkert. Modellen er tænkt som en referenceramme til at kvalificere arbejdet med procesledelse og give inspiration til at tale hele vejen rundt om procesarbejdet. Bag modellen ligger også troen på, at det vigtigste er at gøre ting simple og tilgængelige og så bare se at komme i gang. Hvor svært kan det være?

 

Lær mere om hele tankegangen bag Six Sigma, tag en uddannelse i Six Sigma eller et enkeltdagskursus.