Skip to content

Derfor bør du bruge en SIPOC

SIPOC

En SIPOC – hvad er nu det? Det skal jeg fortælle dig, hvis du læser videre her. Så ved du om to minutters tid både hvad en SIPOC er, hvorfor du bør bruge den og hvordan du gør!

 

Hvor mange af os ønsker ikke at forbedre nogle ting enten derhjemme eller på arbejdspladsen? Procesforbedring lyder ikke kun positivt – det er faktisk også ganske gavnligt. Men før vi kan forbedre vores processer, må vi først forstå, hvordan de ser ud. Det kan virke indlysende for mange, men de fleste tænker ikke struktureret eller detaljeret over, hvordan processen egentlig ser ud. Endnu færre tænker over, hvordan vi internt i organisationen ser samme proces vidt forskelligt – og hvilken betydning det får for processernes styrke.

Det er her, SIPOC’en kommer ind i billedet – for det er et simpelt værktøj til proceskortlægning. Vores erfaring siger, at SIPOC’en ofte får folk til at diskutere deres processer til et punkt, hvor en ny fælles forståelse skabes. Og det er især vigtigt, hvis I er flere i processen. Yderligere er det værdifulde ved værktøjet også, at den sætter gang i en dialog omkring selve processen. Hvordan ser den reelt ud? Hvem er vores kunder egentlig – interne som eksterne? Hvad har vi brug for i de forskellige delprocesser, hvem har indflydelse på de forskellige output? Du kan udføre SIPOC’en på flere måder, men en nem og hurtig metode er med post-it notes.

 

 

Nu ved du, at SIPOC’en er et værktøj, der giver os et billede af processen. Men hvad så nu? Når vi arbejder med værktøjet, så starter vi med at finde ud af hvor processen starter, og hvor den stopper. SIPOC står for Supplier, Input, Proces, Output og Customer, og gribes i al sin enkelthed an således:

 

1) Start med at beskrive processen i 5 til 7 procestrin

Processen skal ikke beskrives mere detaljeret end vi kan nøjes med disse antal procestrin. Er der flere trin, så kan de være, at nogen af dem måske skal slås sammen. List procestrinnene under hinanden.

2) Beskriv de input, som procestrinnet behøver

Altså, hvad skal vi bruge for at kunne udføre processen? Typisk er outputtet også det næste trins input. Disse input lister du til højre for processen, men selvfølgelig under Input.

3) Beskriv leverandørerne (suppliers) af de identificerede input

Hvordan får vi vores input? Hvem er vores suppliers? List leverandørerne under Suppliers.

4) Beskriv de output, som procestrinnet kan resultere i

Hvad får vi ud af dette trin? Altså, hvad er vores output af procestrinnet? Output listes her til højre for selve processen.

5) Beskriv kunden (customer) til outputtet?

Hvem er modtageren af outputtet, som vi fik ud af dette procestrin?

 

Sådan fortsætter du gennem alle procestrinnene, som du startede med at liste under hinanden, og i samme rækkefølge som ovenstående. Se billedet længere oppe for en mere visuel forståelse af skabelonen.

 

 

Men hvad er det så SIPOC’en egentlig giver dig, mig og andre indblandede i processen?

Er det første gang man bliver præsenteret for SIPOC’en, kan man hurtigt komme til at tænke, at den hurtigt skal overstås eller ”det er hurtigt fisket, for vi ved allerede nogenlunde, hvordan processen ser ud.” Men gør dig selv en tjeneste, og giv værktøjet en chance. Typisk giver den indblik i hvordan processen rent faktisk ser ud, og hvem er kunderne egentlig? Hvilke behov har vi, for at kunne udføre vores arbejde? Hvem har indflydelse på output og hvordan påvirker mit arbejde de øvrige procestrin?

Det er sjældne spørgsmål, vi stiller os selv i hverdagen. Vi fokuserer på vores eget arbejdsområde med dertilhørende vaner og udfordringer. Men brug SIPOC’en for at forstå processerne før og efter dit eget arbejdsområde. Forstå, hvordan dit arbejde har betydning for processer, kolleger og kunder, og hvordan det skal ses i et holistisk perspektiv – altså, at delprocesser er en del af en større sammenhæng.

 

Derfor, brug SIPOC’en til bl.a. at

  • Skabe en fælles forståelse for processen
  • Identificere indsatsområder og svage led i processen
  • Forstå, hvilke output vi påvirker, hvis vi ændrer på nogle input eller leverandører (suppliers)
  • Få et let og hurtigt overblik over processen
  • Vise, hvilke interne/eksterne kunder vi bør involvere i forskellige beslutningsprocesser

 

En SIPOC har altså mange anvendelsesmuligheder. Brug den til arrangering af festen, kagebagning eller i organisationen med dine kolleger, men start med at bruge den til at kortlægge processen. Tilpas og ændr den undervejs, og gør den til et såkaldt ’projektværktøj’ – det vil gøre jer gavn, og derfor skal du bruge en SIPOC.

Efterlad en kommentar





Kan vi hjælpe dig?

Kontakt os på 7020 7141 eller udfyld formularen nedenfor hvis du har spørgsmål til dine mange muligheder, vi står klar.

Invalid Email
Invalid Number

Spændende kurser

Se flere spændende kurser i vores kursusoversigt.

Datadrevet ledelse

Mange organisationer styres typisk gennem økonomi og aftalte KPI’er. Med dette kursus ...
Læs mere

Forandring og forankring

Gode projektmodeller giver ikke resultater i sig selv.  ”It’s a 90% people ...
Læs mere

Design for Six Sigma, DfSS

Design for Six Sigma (DfSS) anses for at indeholde nogle af de ...
Læs mere