For mange underskrifter i ”Blanderiet” var spild af tid

Jan Hefsgaard Jacobsen, der til dagligt arbejder hos West Pharmaceutical Services Danmark, har gennemført et vellykket DMAIC-projekt. Projektet startede på fabrikken, hvor der afvejes, blandes gummi og kemikalier, hvorefter gummiblandingen udrulles til lange baner. Til dokumentation anvendes et elektronisk registreringssystem med håndscannere – suppleret med manuelle underskrifter på styrede formularer.

 

De mange manuelle underskrifter, der hver kvitterede for enkelte dele i processen, fik Jan til at overveje, om de virkelig alle var nødvendige – eller om de var spild. Det blev undersøgt, hvor mange underskrifter der var i en såkaldt kampagne, og det viste sig, at det var mange. Derfor besluttede Jan sig for at se på processen, og finde ud af hvordan det kunne forbedres.

 

West Pharmaceutical Services Danmark har i forvejen en datadrevet arbejdstilgang og er ikke helt ny i Six Sigma verdenen. Med flere medarbejdere igennem en Six Sigma Green Belt var det derfor oplagt, at også Jan skulle have det grønne bælte. Så Jan kom på kursus og begyndte sit DMAIC-projekt hos Storm – House of Six Sigma.

 

DMAIC var med til at skabe struktur – og undgå at mavefornemmelsen tog styring

Udbyttet for Jan ved at udføre projektet var ikke kun, at han blev certificeret Six Sigma Green Belt. Som virksomhed fik West gevinster på flere måder. Mest af alt en ny fælles forståelse af hvad der var kritisk og derfor faktisk skal kvitteres for i processen. Jan kunne sortere og fjerne de overflødige underskrifter, som var ukritiske og kunne undværes.

 

Dokumentation af selve projektet har været en væsentlig del undervejs i projektet. Jan har skulle undersøge problemet, finde årsager og derefter den stabile løsning uden, at det gik udover det daglige arbejde. ”Jeg fulgte kursusforløbet og brugte de værktøjer, som blev præsenteret” fortæller Jan og fortsætter: ”og så har jeg haft god sparring med min underviser Pouline.”

 

Ved at følge DMAIC-metoden struktureret gennem faserne, har Jan løbende kunne undersøge problemet nærmere, og finde årsager baseret på evidens og data – inden en løsning kunne implementeres. Metoden gør det mere konkret, og på den måde har det været muligt at dokumentere de løbende forbedringer, der samtidigt har skulle leve op til organisationens kvalitetskrav. ”Konkrete forslag har givet flere løsninger, og på den måde har vi fået accept til implementeringen”, fortæller Jan.

 

”Ofte tror vi, at vi ved hvad løsningen er” siger Jan, der efter sit projekt ikke længere blot tager beslutninger baseret på mavefornemmelser. ”Jeg har fået kompetencer med mig, som jeg kan bruge fremadrettet. Når der kommer nye projekter, vil jeg tænke: kan vi måle det her – er der et reelt problem? Hvad får vi ud af det, hvis vi gør det. Og hvordan får vi folk med på os?” fortsætter han. Den strukturerede tilgang fra DMAIC-metoden har givet Jan en ny tilgang til kommende projekter. ”Når jeg bliver præsenteret for nye projekter, kan jeg være kritisk og få en bedre forståelse af, hvad må vi og hvad må vi ikke, få accepten og redde flere ’just do it’ ting, som nemmere kan eksekveres.”

 

Målet med Jans DMAIC-projekt gik ud på at reducere antallet af manuelle underskrifter i en proces – og det er han lykkedes med. Ved brug af Six Sigma tankegangen og de statistiske værktøjer, som Jan har fået gennem forløbet, har han formået at reducere en fjerdedel af de manuelle underskrifter i processen. Jan nævner, at ”jo flere manuelle underskriver vi fjerner, jo færre afvigelser får vi. Er det en underskrift ’bare fordi’ det er en underskrift, så er det jo bare forstyrrelser.” Reduktionen i de manuelle underskrifter har gjort, at Jan og hans kollegaer sparer tid, og ”flowet i processen er blevet endnu bedre”, afslutter Jan.