Om at få ny hoveddør – og behovet for at kende de operationelle kvalitetskrav

Min familie bor i lejlighed. Et herligt sted – men også i en ejendom med en alder, som kræver løbende vedligeholdelse. I sommers fik vi en ny hoveddør. En fin dør – men den lukker desværre endnu ikke helt stabilt. Den klassiske årsag. Historien om at ting falder ned mellem flere stole.

Problemet var enkelt: Døren var gammel, lidt slidt at se på – og temmelig utæt. Så vores administrator satte sig selv ind som sponsor – og bestilte en ny hoveddør. Han brugte også eksperterne; dvs. arkitekter, som også bor i opgangen, til at hjælpe med at sætte rammer og behovsafklare.

For at spare ressourcer valgte sponsoren, at det ikke var nødvendigt med en projektleder, der kunne samle trådene. Det syntes heller ikke at være nødvendigt med et indledende møde blandt alle de eksterne leverandører – ”projektgruppemedlemmerne”, som fik hver deres opgave. De var jo alle kendte i vores organisation. Så tømreren skulle bare bestille en dør efter de udleverede mål; og gerne billig. Elektrikeren skulle bare sørge for at koble dørtelefon til låsesystemet. Og låsesmeden skulle sikre, at den nye lås ville passe til de eksisterende nøgler. Og så ville alt være fint. Med andre ord var der tre afdelinger involveret – og det var vel på en kendt opgave?

Sponsoren pressede lidt for meget på ressourcerne, så fra start af, var de ikke helt klar på om leverancen ville gå godt. Kvalitetskravene var måske ikke helt alignede – men der var ikke tid og økonomi til at få afklaret scope, sammenhænge ml. kravene og selve den fælles proces omkring montage.

Alle vil gerne gøre det så godt som muligt!

Nogle gange er det muligt at springe over, hvor gærdet er lavest. Og hvor der er masser erfaringer at bygge på… Men i andre situationer kan det være godt at tage sig tid til at forstå og operationalisere opgaven på en ordentlig måde. Særligt, når det ikke er rutineopgaver – og særligt, når det involverer ressourcer, som ikke er vant til at arbejde sammen.

I vores tilfælde er det ikke gået godt. Den nye dør var lidt for stor. Måske det skyldes måleusikkerhed? Men i stedet for at rette op på fejlen, så måtte der lidt justeringer til. Det betød dog, at der lige måtte en murer med ind over. Det blev nødvendigt at flytte dørtelefonen. Den kom ikke til at virke, så der skulle bestilles en ny dørtelefon. Og da den endelig kom, så viste det sig, at låsen og dørpumpen måske ikke var helt dimensioneret til den nye dør. Så vi har nu en hoveddør, som på en god dag reagerer på vores dørtelefoner – og andre dage lever sit helt eget liv. Det har selvfølgelig en del bivirkninger, som stadig driller!

Alle har hver især leveret deres del – men samspillet ml. de forskellige komponenter driller. Alle har levet op til deres respektive leverancer. Alle har gjort det som forventet – ud fra de givne specifikationer.

Sørg for indsigt og sammenhæng

I dag står vi med en frustreret sponsor. Han prøver at skælde alle ud – men de har hver især gjort deres bedste. De har brugt rigeligt tid og energi på projektet. Særligt fordi de alle er mindre virksomheder, som ikke har mulig for at træde yderligere til.

Så til jer, som skal være sponsorer – dvs. ejere af opgaver, som andre skal løse. Sørg for at nedsætte en projektgruppe, som har indsigt og forståelse for hele problemet eller opgaven. Lad projektgruppen tale sammen – og giv dem tid til at blive alignet omkring problemet. Lad dem sammen få formuleret og koblet de respektive kvalitetskrav. Det vi ofte kalder CTQ’er (Critical-to-Quality). Giv dem et fælles mål, som fokuserer på ”HVAD der skal løses” og ikke ”HVORDAN det skal løses”. Sammen vil de have indsigt og kan udvikle en fælles opgaveforståelse, som øger sandsynligheden for en god løsning.

Alle taler om at ”godt begyndt er halvt fuldendt”. Nogle gange er det bedre at skyde sig langsomt. Det handler både om at forstå opgaven, have godt overblik over påkrævede komponenter og sammenhængen mellem disse. Det lyder så simpelt. Kan være så svært i en presset hverdag… men bliver ikke mindre rigtigt.

… og vores hoveddør?

Ja, den driller stadig. Så vi kompenserer og symptombehandler. Jeg har sat en seddel på indersiden af døren. Her beder jeg venlige mennesker om at hjælpe døren med at lukke ordentligt. Særligt, når det blæser. Den lukker heller ikke altid op ved hjælp af vores dørtelefoner. Så må man lige en tur ned fra 3. sal. Det giver ekstra motion… og det er måske en positiv bivirkning.