Om at have styr på det!

Vi skal bare lige vide hvem, der har styr på det! Kan vi slippe medarbejdere ”fri” og stadig bruge data?

Forleden var jeg på vej fra arbejde. Google Maps ”hjælper” mig uopfordret og orienterer om trafikken hjem. Men jeg skal faktisk ikke hjem den dag. Jeg skal noget andet end det, jeg plejer – i sommerhuset. Heldigvis kan jeg godt finde vej. Og jeg ved som regel også, hvad jeg skal… men lad os lige tænke et scenarie frem. Hvad hvis jeg havde været en ny medarbejder i en organisation og med en kontekst, som jeg ikke helt har styr på endnu? Hvad hvis det nu var styringsdata, som alle normalt skal følge – undtagen ”lige i nogle situationer, som man skal lige kende til”.

Med teenagebørn i husstanden var sommerhuset en hjælp under Corona lockdown, og der gik jo selvfølgelig et stykke tid før Google Maps fandt “new normal” og forstod, at nu var ”hjem” der. Først efter at sommeren er gået på hæld, er ”hjem” nu igen tilbage på vores faste adresse.

Situationen bliver aktuel, fordi langt de fleste organisationer arbejder aktivt – og med rette, med at bruge data til at understøtte beslutninger på alle organisatoriske niveauer og i forskellige faglige kontekster.

Jeg underviser en del i ”datadrevet ledelse”. På de kurser havner vi næsten hver gang i en diskussion om det at bruge data – og de dilemmaer, som kan opstå. Kan vi stole på vores data? Tør vi overlade det til medarbejderne at bruge data til beslutningstagen? Der er en lyst til at følge op – men er det nu også legitimt at gøre? Vil medarbejderne føle det som et forsøg på at kontrollere? Man taler jo om at slippe medarbejdere fri – og nedbringe antallet af KPI’er etc.

Der er mange muligheder for at bruge data med AI, industri 4.0 etc. Det er ”nye tider” – og dermed nye muligheder. Det betyder også, at vi ofte har en tendens til bare at lade andre mekanismer tage over – både mentalt og i praksis. Vi glemmer bare, at meget ikke ”er normalt” – og når noget ikke er normalt, så kan vi ikke regne med vores automatiske styringsmodeller.

Datamodeller og algoritmer forudsiger og guider – men det er baseret på historien. Kan vi så tale om datadrevet ledelse? Eller skal vi have de gamle dyder med flere direkte beslutninger tilbage i ledelseslagene? Der sker jo hele tiden noget uventet. Så hvordan kan vi diskutere og beslutte i ”nuet”. Der er jo også stadig større pres på, at vi skal være online og reagere straks. Kan vi ændre rammer? Kan vi hjælpe med guidelines? Og hvordan skal vi agere, når uventede begivenheder, som Corona vel var – og er – pludselig opstår?

 

Sæt fokus på at forstå variation – og ”det, der driller”

Temmelig ofte skyldes det variation, når organisationer, ledelse og/eller medarbejdere, er nødt til at justere retning. Tingene går ikke som forventet. Vi planlægger ud fra hvordan det plejer at være, og overser ofte den variation, som virkeligheden byder os.

Ved at forstå og erkende, at tingene ændrer sig, bliver det også lettere at håndtere. Og heldigvis er langt de fleste hændelser dog ikke med så store forandringer, som COVID-19 har krævet.

Erkendelsen og dialogen tilbyder en væsentlig del af den fælles forståelse i organisationen. Og kan også være med til at sætte grænsen, når der er for mange specielle omstændigheder. Tag dialogen om hvordan vi agerer, når der sker noget. Man kunne kalde det ”reaktionsplaner”. De hjælper os med at beslutte, så vi ved hvad vi gør, når noget driller i dagligdagen. Medarbejderne i supermarkeder ved ofte, hvornår de kan bede om åbning af en ekstra kasselinje; skal bruge prisen på en vare – eller har brug for en nøgle til kassen. Små ting, som bevirker, at de i nuet kan tage beslutninger. De ved, at der kan tilkaldes assistance, når der ”står seks eller flere kunder i køen”. Reaktionsplaner er dermed en datadrevet hjælp til hurtige beslutninger i dagligdagen. Og kan ses i modsætning til beredskabsplanerne, som ville være aktuelle i forbindelse med et røveri eller andre forfærdelige ting.

Så når jeg underviser i datadrevet ledelse, så handler det lige så meget om at inspirere ledere og organisationer til at finde et mindset, som kan hjælpe dem videre. Så det er muligt at slippe medarbejdere ”fri” i deres opgavehåndtering og stadig bruge den indsigt, som data giver.

Til at skabe den dialog og finde det fælles mindset, som åbner op til at kunne agere anderledes, så kan følgende helt basale spørgsmål faktisk hjælpe:

• Hvorfor er vi her?
• Hvordan er min rolle?
• Hvad forventer mine kunder og kolleger?
• Hvad driller ofte?
• Hvilke forhold ligger til grund? Og hvilke afklaringer kunne sætte mig fri i nuet?