Organisationer forgår. Processer består!

Når en organisation bliver presset, så er organisationsændringer et af de klassiske håndtag, som man starter med at dreje på. Som ansvarlig ledelse begynder man straks at justere den organisatoriske opbygning – og tegner det fremtidige organisationsdiagram. Men vent – tjek lige en ekstra gang. Hvor mange medarbejdere laver egentlig det samme efter reorganiseringen?

Ja – nemlig! Langt de fleste medarbejdere laver stadig det samme. Det kan betyde, at en reorganisering ofte kræver en del energi til forberedelse, kommunikation, fysiske omplacering, re-træning af medarbejdere etc. Og alligevel vil en del af problemer forblive uløste.

Op til 85 pct. af udfordringerne i en organisation skyldes processerne. Enten er de uklare, outdatede, ikke accepteret af medarbejdere – eller simpelthen ikke skabt ud fra det faktiske kundebehov.

Forstå processen – før der reorganiseres

Som ledelse bliver det hermed afgørende, at man har en god fornemmelse for hvad der – ud fra et procesperspektiv – sker i egen organisation. Det handler ikke om HVEM, der gør det. Det handler om HVAD, og HVORDAN man gør det. Straks man begynder at kigge på hvem, så bliver man fastholdt i organisering. Det er meget mere afgørende at forstå, hvad der gøres, og hvad der kræves for at kunne gøre det.

Hermed ikke sagt, at man som ledelse skal kunne alle organisationens operationelle procedurer. Det handler meget mere om at kunne forstå det samlede flow – set fra et helikopterperspektiv. Groft sagt skal man kunne besvare tre spørgsmål:

1. Hvad er det egentlig vores kunder køber af os?
2. Hvordan producerer vi produktet/ydelsen?
3. Hvad skal vi bruge af materialer, viden, ressourcer etc. for at gøre det?

En enkel figur giver overblikket

Overblikket – og svaret på de tre spørgsmål, kan skabes med et ”skildpaddediagram”. Her får I som ledergruppe (både som top-, division-, afdelingsledelse etc.) et fælles billede af svaret. Det handler ikke om at få medarbejdere til at skabe det for jer. Det handler alene om, at I, gennem dialog og samling af jeres fælles viden, får skabt et grundlag, som hjælper jer til at diskutere, hvad og hvordan jeres organisation egentlig producerer.

”Skildpadden” og den fælles dialog giver grundlaget for at diskutere, hvordan opgaverne skal organiseres for at kunne levere effektivt til kunderne. Det betyder, at I måske også får et fælles billede af, hvad der ikke behøver at blive gjort mere. Det betyder, at I kan spare ressourcer – og evt. flytte dem over til de opgaver, som er helt afgørende for at få jeres processer til at flyde.

Brug derefter skildpadden til at kommunikere hvorfor I vælger at gøre, som I gør, til jeres medarbejdere. Det giver dem et langt bedre billede af, hvordan deres egne opgaver passer ind i værdiflowet – og dermed øges også deres bevidsthed om, hvordan de bedste bidrager til at deres arbejdsplads bevares og udvikles.