Fire steps i din procesoptimering

Det er slet ikke så indviklet, som det kan lyde. For en proces er egentlig bare alt, som består af flere aktiviteter efter hinanden. Og optimering, ja det er aldrig helt skidt.

Spildtid er en af de værste syndere. Og vi kender det nok alle sammen, at man sidder og bruger alt for lang tid på noget, som man i virkeligheden godt er klar over, nok kunne gøres hurtigere og/eller smartere.

..men hvordan gør man så det?

Der er flere måder hvorpå du kan optimere din – og andres – proces, også. Her får du fire tips, som du kan anvende til optimering af, ja egentlig alle slags processer. Hvordan skaber du overblik, finder udfordringen og får implementeret forbedringen? Nu skal du høre…

 

1) Skab overblik over processen
Det giver vel egentlig god nok mening. At danne sig et overblik over processen, som skal forbedres. Til at danne overblikket kan du med stor fordel anvende “SIPOC” – et simpelt værktøj til proceskortlægning. Kender du endnu ikke SIPOC’en, så frygt ej, vi har nemlig også skrevet et indlæg, hvor du kan blive meget klogere på både hvorfor og hvordan du bruger den. Bliv klogere her.

Med overblikket kan du bl.a. se processen, de involverede personer og finde de steder, der giver udfordringer, altså forbedringsområderne. Så kan du se, hvor der måske skal gøres en indsats for forbedring, så processen glider nemmere.

Og så var der personerne. For selvom det er essentielt, at du får et overblik, så er det faktisk lige så vigtigt, at de involverede i processen også får det. Her er SIPOC’en et værdifuldt værktøj, fordi den giver jer en fælles forståelse og sætter gang i en dialog omkring selve processen.

 

 

2) Hvad er kundernes forventninger til procesoutputtet?

Her menes både den interne og eksterne kunde. Når overbliksbilledet over processen er fastlagt, så er der nogle delprocesser, som jo tilsammen udgør den samlede proces. Hver af disse delprocesser har nogle krav, leverancer og kunder, som har nogle forventninger til dette procestrins output. Disse interne kunders forventninger er især essentielle at fastlægge, fordi hvert trin leverer et output til næste delproces. Og selvfølgelig med den eksterne kundes forventning i baghovedet, hvis der skal være forretning.

Du kan optimere en proces, men hvis ikke det skaber værdi, hvad er så meningen med at bruge tiden på det? Tænk derfor over hvad forventningerne er både for de eksterne og interne kunder, som er modtager af din delproces’ output.

 

 

3) Brug data og fakta til at identificere forbedringsområder i processen

En sund fornuft er altid god at have, men data is the key! Alt for ofte er vi tilbøjelige til at tage beslutninger baseret på mavefornemmelser. I visse situationer kan det gå an, men skal vi tage større beslutninger, kan den videns, som data giver os, være altafgørende. Er der reelt et problem? Hvor stort er problemet? Hvad er årsagen til, at processen er udfordret her? På den måde kan du fjerne spild, som giver variation og et øget tidsforbrug. Tænk på hvor mange gange vi som mennesker – hver dag – gør ting, som måske ikke giver mening. Eller kunne gøres lidt smartere…

Et databaseret mindset er stadig aktuelt, fordi data både kan bruges til netop at problemløse, når noget driller, eller de steder, hvor tingene kan gøres smartere. Desuden kan du bruge data til indsigt i egen performance og kvalitet. Har du brug for hjælp til et mere databaseret mindset, så kan vi hjælpe dig. Udvid dit mindset her.

 

4) Få opbakning og implementeret løsningen

Så langt så godt. Processen er kortlagt, forbedringsområderne er fundet og du har måske – måske ikke – fundet ud af, at der rent faktisk var et problem, ved brug af data og fakta. Men hvordan får du så implementeret løsningen?

Tilbage til den fælles forståelse. For hvis I, der er involveret i processen, sammen har kortlagt den, så har I formentlig også haft den åbne dialog som nævnt tidligere, og opnået den fælles forståelse. Så er der opbakning, og det giver mening at implementere løsningen. Sørg for, at I får kommunikeret den bagvedliggende historie og årsag til hvorfor I mener, at det kan gøres anderledes. Og giv kolleger tid til at stille spørgsmål. De har jo ikke været med i forløbet – og skal lige forstå hvad og hvorfor tingene evt. kan ændres.

 

Så… Følger du disse fire tips er du altså godt på vej mod en forbedret proces. Skab overblik og identificer forbedringsområderne, fastlæg forventninger, validér med data og sørg for en fælles forståelse samt opbakning til forbedringen. Sådan kan du skabe en optimeret proces med øget kvalitet og effektivitet.