Effektiv projektdeltagelse – skab tryghed som facilitator

Jeg siger ikke så meget, hvis jeg ikke er helt sikker på, at jeg har forstået konteksten…

Kender du ikke det? At man ikke er helt sikker på, at man har forstået noget rigtigt? Eller om det nu er OK at sige det, som jeg tænker på? Måske fordi jeg ikke helt ved, om kollegerne vil grine af mig. Eller måske fordi jeg bare ikke helt ved, om det er input og indsigt, der kan bruges til noget.

Jeg kan ikke være den eneste, som har oplevet den usikkerhed hos mig selv. Og det betyder, at jeg som leder, facilitator, projektleder etc. er nødt til at skabe en ramme, hvor alle ved, at der er plads til at sige egne tanker højt.

Den ramme kan jeg skabe på flere måder. Jeg kan gøre meget for at skabe den gode stemning. Jeg kan sørge for at arbejde med en gruppe, som lærer hinanden godt at kende. Og jeg kan sikre, at der er den rette metodiske indsigt til stede. Det kræver investering i læring – men det er givet godt ud!

Den effektive projektdeltager har da viden om både processen i dagligdagen og den forbedringsmetode, som vi arbejder med!

Forbedringsprojekter kræver flere forskellige aktører. Hvis ikke alle er med, kommer der ikke en succes. Og da rigtig mange forbedringsinitiativer i forvejen er i fare for at fejle – så er det afgørende, at projekterne er med til at skabe grundlaget for den større og langvarige succes.

Det kræver tre parter med hver deres indsigt og rolle i projektet. Roller, som skal varetages både med ydmyghed og engagement. Der er brug for følgende:

Sponsoren eller projektejeren – sørger for, at der både er strategisk retning for opgaven, og at der bliver tilkoblet faktiske ressourcer til projektet. Begge dele kræver aktiv deltagelse gennem hele forløbet. Både for at kunne tilføre strategisk indsigt, korrigere retning og tage affære, når evt. ledelseskolleger ”glemmer”, at de har lovet ressourcer til et vigtigt forbedringsprojekt.

Projektlederen (typisk Green eller Black Belt) – sørger for, at der er fremdrift, en effektiv udnyttelse af de ressourcer, som er stillet til rådighed og for, at metoder og værktøjer benyttes både hvor de giver mening – og at de benyttes i ”rette ånd”. Det kan faktisk være meget svært at gøre. Jeg har mange gange oplevet, at værktøjer ikke kobles med respekt for selve metodens forløb. Det betyder en langt større risiko for at fejle og ikke få skabt den forbedring, som forventes. Men lad det nu ligge i denne omgang…

Projektdeltagerne/projektgruppen – de ressourcer, som er helt afgørende for projektets succes. De bidrager med den indsigt og viden, som er med til at forstå dagligdagen – og dermed også med en række af de forklaringer, som kan være med til at gøre forskellen. Det kræver, at der er plads, mod og åbenhed til at tale om det, der driller…. Og det, der ikke giver mening.

Typisk er både sponsorer og projektledere vant til at begå sig i miljøer, hvor der er plads til – og forventninger om – at diskutere tingene. Vende ting på hovedet. Være uenige. Og siden sammen finde en løsning. Sådan er det ikke altid for projektdeltagere. De kommer ofte fra et sted i organisationen, hvor der er drift og fokus på leverancer. Der er måske ikke tid til at stille spørgsmål. Og måske heller ikke de oplagte muligheder, hvor det kan gøres. Møder bruges til planlægning og konkret problemløsning. Hverdagen er jo nu engang præget af et par ildebrande her og der.

Så hvad gør jeg? Hvad gør jeg som projektleder for at sikre succesen? Det kræver jo, at der kommer faktisk viden om virkeligheden ind og ikke blot den beskrivelse, som måske allerede står i vejledninger og instruktioner.

Du skaber den gode stemning – og sørger for, at den metodiske kontekst er kendt og afprøvet i praksis!

Den gode stemning skaber ikke sig selv – men imødekommenhed, en åben facilitering og en lyst til at lytte aktivt kan være første skridt.

Dernæst handler det om at skabe den metodiske tryghed. Den kommer gennem en forståelse for den udvalgte metode. Det kan både være Kaizen Blitz, DMAIC, DMAVD eller hvad ved jeg. Men det afgørende er, at det IKKE blot er en slide, som viser metoden. Så har du jo blot givet lidt information – og ikke skabt den metodiske viden, som kommer til at gøre forskellen og skabe trygheden.

Der skal investeres! Der skal investeres tid til at lære den metodiske tænkning. Og gerne lade projektdeltagerne prøve at GØRE det. Arbejde konkret med metoder og værktøjer inden de deltager i et forbedringsprojekt. I Storm taler vi tit om hvor få af os, der har lært at cykle ved at læse en bog eller lytte til et foredrag. Tænk lige over det, hvordan lærte du at cykle?

Så brug nu tiden til at uddanne dine projektdeltagere! Giv dem indsigt i metoderne. Lad dem arbejde med metoderne. Lad dem få ”rigtig” uddannelse. Bliver det gjort rigtigt, så er investeringen dækket hjem af det første forbedringsprojekt – og jeg lover, at den bliver betalt hjem mange gange siden…

Projekterne kommer frem til de rigtige og brugbare løsninger! Projektdeltagerne vokser som mennesker og medarbejdere – det giver bedre trivsel og en højere effektivitet! Og de store initiativer om at skabe en forbedringskultur virkeliggøres!

Hvorfor? Fordi hvis jeg som menneske forstår den kontekst, jeg bliver sat i, forholder jeg mig også aktivt til den. Og når jeg er i gang med at forstå noget, så tør jeg faktisk også tale højt om det. Og bruge min nye viden fremover. Den går jo ikke tabt. Slet ikke, hvis min ledere også tør bruge den!

Vi har alle brug for og lyst til læring. Sørg for at brug denne lyst til at skabe forbedringer i din organisation.

God arbejdslyst! Vi håber at se en masse af dine kolleger til undervisning.

 

Vil du vide mere om vores kursus- og uddannelsestilbud til projektdeltagere, er du velkommen til at kontakte os. Der er løbende åbne kurser (3-dages Lean Six Sigma Yellow Belt), men vi arrangerer også gerne specifikke lukkede forløb for din virksomhed.