SIPOC’en – Et undervurderet værktøj

SIPOC'en

For at kunne forbedre vores processer må vi først forstå, hvordan de ser ud. Det virker måske indlysende, men langt de fleste tænker ikke struktureret og detaljeret over, hvordan deres processer egentlig ser ud. Og endnu færre tænker over, hvordan vi internt i organisationen ser samme proces vidt forskelligt, og hvilken betydning det får for processernes styrke.

Det er her, SIPOC’en kommer ind i billedet. SIPOC’en er et simpelt værktøj til proceskortlægning. Så simpelt at det nærmest kan virke banalt. Ikke desto mindre viser vores erfaring, at SIPOC’en gang på gang får folk til at diskutere deres processer til et punkt, hvor en ny fælles forståelse skabes.

 

Hvad er en SIPOC?

SIPOC står for Supplier, Input, Process, Output og Customer og gribes i al sin enkelthed an således:

  1. Start med at beskrive processen i 5-9 procestrin.
  2. Beskriv de inputs procestrinnet behøver (hvad skal vi bruge for at udføre processen?).
  3. Beskriv leverandørerne af de identificerede inputs (hvordan får vi vores inputs?)
  4. Beskriv de outputs procestrinnet kan resultere i (hvad får vi ud af procestrinnet?)
  5. Beskriv kunden til outputtet (hvem er modtager af output?)

Og sådan fortsætter du blot gennem alle procestrin i samme rækkefølge som ovenstående.

Nedenfor kan du se et eksempel på en SIPOC over processen; ’at bage og servere en kage’. Klik på billedet, for at se det i større version.

 

SIPOC’en – Et undervurderet værktøj

 

Læg mærke til, hvordan det udelukkende er processen, der er beskrevet som en handling, samt hvordan der let kan identificeres flere leverandører, inputs, outputs eller kunder til hver enkelt procestrin. Der ligger i virkeligheden også flere processer gemt i eksemplet ovenfor, f.eks. for ’beskidt køkkenudstyr’ eller en mere detaljeret proces for ’ingredienser klargøres’. Der kan gås mere eller mindre i dybden med hvert enkelt, og nogle gange er det også nødvendigt. Det afhænger helt af ’problemet’ og behovet.

 

Nå, hvad tænker man så?

Når man præsenteres for SIPOC-øvelsen første gang, kan man godt have en tendens til at tænke ”Nå, lad os få det overstået og komme videre” eller ”Det er hurtigt fikset, for vi ved allerede nogenlunde, hvordan processen ser ud”. Men gang på gang resulterer øvelsen i længere diskussioner om, hvordan vores proces ser ud. Hvem er vores kunder egentlig? Interne som eksterne. Hvad/hvem har vi egentlig behov for, for at kunne udføre vores arbejde? Hvem har indflydelse på de forskellige outputs, og hvordan påvirker mit arbejde de øvrige procestrin?

Det er alt sammen spørgsmål, vi sjældent stiller os selv i hverdagen. Vi er sjældent fuldt opmærksomme på de processer, vi selv er en del af – sådan tænker vi bare ikke. Vi tænker i vores eget arbejdsområde med dertilhørende udfordringer og vaner. Med SIPOC’en begynder vi i stedet at forstå processerne før og efter vores eget arbejdsområde. Vi ser, hvordan vores arbejde har betydning for processer, kunder og kolleger. Og vi begynder at forstå, at produktets kvalitet skal ses i et holistisk perspektiv – altså, at delprocesserne er en del af en større sammenhæng.

 

Hvad kan vi bruge SIPOC’en til?

For nogle er det første gang, de ser deres arbejdsområde som led i en større sammenhæng, og det er netop her SIPOC’en giver værdi. Dette såre simple værktøj kan give kæmpe effekt, hvis det prioriteres og tages alvorligt.

SIPOC’en kan bl.a. bruges til at:

  • Skabe en fælles forståelse for processen.
  • Udviske ’silotænkning’ – gennem en holistisk forståelsesramme.
  • Identificere indsatsområder og svage led i processen.
  • Udføre systematisk dataindsamling på alle procestrin.
  • Forstå, hvilke outputs vi påvirker, hvis vi f.eks. ændrer på nogle inputs eller leverandører.
  • Give et let og hurtigt overblik over processen.
  • Vise, hvilke interne/eksterne kunder vi skal involvere i forskellige beslutningsprocesser.
  • Tale ud fra hele vejen igennem et optimeringsprojekt. Tilpas og ændr SIPOC’en undervejs, og gør den til et ’projektværktøj’.

SIPOC’en har mange anvendelsesmuligheder, som kan skabe værdi for organisationen – det kræver blot, at man tror på værktøjet. Giver det en chance. Får stillet alle de rigtige og dumme spørgsmål. Forsøg. Og snart vil dine kolleger begynde at tale ind til værktøjet. Det er trods alt deres arbejde, deres virkelighed og hverdag man definerer – og det har de fleste som regel en holdning til.

 

Lær mere om SIPOC’en og andre procesværktøjer

Vil du lære mere om bl.a. SIPOC’en og andre værktøjer indenfor Operational Excellence? Så kan du f.eks. overveje endagskurset ‘Analysere og designe processer’. Har du større ambitioner? Så kan du få en mere dybdegående indføring i procestankegangen gennem et Six Sigma Yellow belt, hvor vi over tre dage introducerer dig for Six Sigma DMAIC-metoden.

 

Kan vi hjælpe dig?

Kontakt os på 7020 7141 eller udfyld formularen nedenfor hvis du har spørgsmål til dine mange muligheder, vi står klar.

Invalid Email
Invalid Number

Spændende kurser

Se flere spændende kurser i vores kursusoversigt.

Six Sigma Black Belt / Lean Six Sigma Black Belt

Med Six Sigma Black Belt uddannelsen bliver du en eftertragtet medarbejder, der ...
Læs mere

Datadrevet ledelse

Mange organisationer styres typisk gennem økonomi og aftalte KPI’er. Med dette kursus ...
Læs mere

Forandring og forankring

Gode projektmodeller giver ikke resultater i sig selv.  ”It’s a 90% people ...
Læs mere

Design for Six Sigma, DfSS

Design for Six Sigma (DfSS) anses for at indeholde nogle af de ...
Læs mere